В целях осуществления Отделом деятельности по исполнению поставленных задач на Отдел возлагаются следующие функции:

- Представление интересов Департамента, администрации города Южно-Сахалинска, в органах государственной власти и местного самоуправления, правоохранительных органах, участие в гражданских и арбитражных делах во всех судебных инстанциях.

- Организация работы по исполнению судебных актов и ведение учета исполнительных листов. Осуществление передачи исполнительных листов на исполнение в структурные подразделения Департамента и осуществление контроля за их исполнением.

- Осуществление контроля и проверки соответствия требованиям законодательства Российской Федерации проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления, локальных актов Департамента, положений, инструкций, муниципальных контрактов, договоров, соглашений и других документов, разработанных структурными подразделениями Департамента, Уставов образовательных учреждений, учредителем которых выступает Департамент.

- Визирование проектов муниципальных правовых актов и локальных актов, разработанных структурными подразделениями Департамента, в том числе, поступающих от иных лиц на согласование в Департамент, в части их соответствия действующему законодательству Российской Федерации, а также ведение учета рассмотренных на этапе предварительной консультации проектов муниципальных правовых актов, локальных актов.

- Подготовка самостоятельно и/или совместно со структурными подразделениями Департамента предложений об изменении, отмене и признании утратившим силу постановлений, решений, распоряжений, положений, приказов, договоров, уставов образовательных учреждений и других документов, принятых органами местного самоуправления и Департаментом.

- Организация учета и хранения принятых нормативных правовых актов, поступающих в Департамент, обеспечение доступа к ним пользователей.

- Ознакомление работников Департамента с необходимыми нормативными правовыми актами, локальными актами Департамента, оказание помощи в их поиске и применении.

- Подготовка юридических заключений и оценок, служебных записок по правовым вопросам, возникающим в процессе деятельности Департамента.

- Анализ и обобщение договорной и претензионно-исковой работы, судебной практики, представлений и протестов прокуратуры Сахалинской области и города Южно-Сахалинска, составление по ним необходимых справок и других аналитических материалов.

- Подготовка предложений по усилению контроля за соблюдением договорной дисциплины: аренды, оперативного управления, безвозмездного пользования, а также разработка предложений по устранению выявленных недостатков и улучшению деятельности Департамента в данной сфере.

- Оказание правовой помощи и консультирование по правовым вопросам сотрудников структурных подразделений Департамента.

- Координация деятельности отдела с деятельностью других структурных подразделений Департамента и администрации города Южно-Сахалинска, а также с правоохранительными органами, федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти Сахалинской области.

- Взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений органов местного самоуправления и Департамента, юридическим службами органов государственной власти и местного самоуправления, образовательных учреждений.

- Координация и контроль ведения образовательными учреждениями договорной, претензионной, исковой и судебной работы, а также исполнение судебных актов, в том числе: разработка проектов договоров (дополнительных соглашений) на поставку товаров, работ, услуг; проведение экспертизы договоров (дополнительных соглашений), заключаемых образовательными учреждениями; оказание консультативной помощи при заключении договоров, в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»; оказание юридической помощи при подготовке претензий, исков, отзывов, жалоб; участие от лица муниципальных образовательных организаций в арбитражных судах и судах общей юрисдикции (в случае отсутствия юридической службы в образовательных учреждениях).

- Участие в проведении плановых и внеплановых проверок образовательных учреждений.

- Участие в мероприятиях ведомственного контроля в сфере закупок для обеспечения муниципальных нужд образовательных учреждений городского округа «Город Южно-Сахалинск».

- Подготовка документов для проведения экономического совета Департамента и заключения договоров аренды. Участие в комиссиях и в работе экономического совета Департамента.

- Подготовка проектов муниципальных контрактов, заключение муниципальных контрактов по результатам торгов; договоров аренды и дополнительных соглашений к ним.

- Проведение правового анализа передачи в аренду имущества, переданного в оперативное управление.

- Осуществление подготовки и проведение аттестации кандидатов на должность руководителя и руководителей образовательных учреждений.

- Осуществление координации деятельности экспертных групп по проведению аттестации кандидатов на должность руководителя и руководителей образовательных учреждений.

- Ведение учета личного состава работников Департамента и руководителей образовательных учреждений, МКУ «ЦБУО», МКУ «ЭХСУО», формирование и ведение личных дел, трудовых книжек.

- Осуществление табельного учета, составление и выполнение графика отпусков работников Департамента и руководителей образовательных учреждений; осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

- Формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы, а также должностей не относящихся к должностям муниципальной службы.

- Подготовка приказов по кадрам и личному составу.

- Ведение общего трудового стажа работников.

- Оформление служебных удостоверений работников Департамента, их выдача, учет и уничтожение после истечения срока действия.

- Организация получения и анализ представленных муниципальными служащими, руководителями подведомственных учреждений сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера

- Получение, обработка, хранение, передача, использование в установленном порядке персональных данных, а также ведение и хранение личных дел работников Департамента и руководителей образовательных учреждений.

- Проведение служебных проверок, ведомственных проверок за соблюдением трудового законадательства.

- Ведение и хранение трудовых книжек работников Департамента и руководителей образовательных учреждений.

- Выдача справок и различных копий документов, связанных с трудовой деятельностью работников.

- Подготовка характеристик, отзывов и других документов, характеризующих деловые качества сотрудников.

- Организация работы по кадровому резерву и его использованию.

- Осуществление подготовки наградных материалов на поощрение работников Департамента и руководителей и педагогических работников образовательных учреждений.

- Осуществление анализа причин текучести кадров, динамики изменения персонального состава педагогических коллективов, работников структурных подразделений Департамента, отчетов по численности и составу педагогических работников и управленческой деятельности учреждений образования всех видов по кадровому делопроизводству.

- Осуществление взаимодействия с городским военкоматом, подготовка по мере необходимости изменений в именной список граждан, пребывающих в запасе и уволившихся, и ежегодного сводного отчета по образовательным учреждениям; организация бронирования военнообязанных работников Департамента и руководителей образовательных учреждений.

- Осуществление мониторинговых исследований по вопросам аттестации, курсовой подготовки и количественного состава педагогических кадров.

- Осуществление регистрации, учета и хранения в течение установленного срока нормативно-правовых актов, приказов по основной деятельности и личному составу Департамента.

- Осуществление разработки инструкции по делопроизводству и контроль за ее исполнением.

- Осуществление делопроизводства в рамках деятельности отдела,

- Прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) в Департамент документов.

- Учет (регистрация) внутренних документов.

- Передача документов на рассмотрение руководителю.

- Учет (регистрация) исходящих (отправляемых) Департаментом документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам).

- Контроль сроков прохождения и рассмотрения документов.

- Осуществление подготовки номенклатуры дел Департамента.

- Ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения, подготовка дел для сдачи в архив в сроки и в порядке, установленных актами органов местного самоуправления и локальными актами Департамента.

- Анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Департамента об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами.

- Ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства.

- Организация приема граждан по личным вопросам директором Департамента, организация контроля за сроками рассмотрения обращений, заявлений, жалоб граждан, поступающих в Департамент, в том числе с использованием автоматизированных систем.

- Осуществление методического руководства за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Департамента и образовательных учреждениях.

- Истребование информации и документов у компетентных органов и должностных лиц, необходимых для осуществления полномочий отдела в пределах своей компетенции.

- Участие в совещаниях, семинарах, проводимых в целях повышения квалификации работников отдела.